Guide pour choisir le meilleur système de gestion documentaire pour votre organisation

La nécessité de disposer de systèmes de gestion documentaire robustes n’a jamais été aussi évidente dans le contexte de la transformation numérique qui touche tous les secteurs d’activité. Les actifs numériques sont le fondement des opérations modernes, et la façon dont nous organisons, accédons et protégeons ces actifs peut vraiment faire ou défaire une entreprise. Que vous soyez une petite entreprise cherchant à rationaliser ses opérations ou un professionnel à l’aise avec la technologie naviguant dans ce paysage complexe, une solution de gestion documentaire est adaptée à vos besoins.

Naviguer sur le marché des systèmes de gestion documentaire (SGD) peut sembler insurmontable, mais comprendre vos besoins et les capacités des différents systèmes peut démystifier le processus. Ce guide complet est conçu pour vous fournir les connaissances nécessaires au choix d’un SGD qui reflète vos besoins actuels et s’adapte à la croissance de votre organisation.

Comprendre les systèmes de gestion documentaire

Avant de choisir le meilleur système de gestion documentaire pour votre organisation, il est essentiel de poser les bases d’une compréhension claire de ce qu’est un système de gestion documentaire et de la raison pour laquelle vous en avez besoin.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire est une plateforme logicielle qui aide les organisations à stocker, gérer et suivre les documents électroniques et les images électroniques d’informations papier capturées par un scanner de documents. Ses principales caractéristiques comprennent généralement le stockage des documents, le contrôle des versions et les contrôles d’accès.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un SGD ?

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les avantages d’un SGD sont nombreux. En voici quelques-uns

Amélioration de l’efficacité : La GED rationalise le processus de récupération et de partage des documents.

Sécurité accrue : La plupart des systèmes DMS offrent un cryptage sécurisé et des contrôles d’accès pour protéger les informations sensibles.

Conformité et préparation à l’audit : Un DMS peut vous permettre de respecter les exigences réglementaires de votre secteur d’activité et de fournir une piste d’audit claire.

Collaboration et gestion des flux de travail : Grâce au contrôle des versions et aux autorisations, il est facile de gérer les documents à travers divers processus de révision et d’approbation.

Principaux systèmes de gestion des documents

Maintenant que nous avons abordé les principes de base, il est temps d’explorer les offres de systèmes de gestion documentaire (SGD) autonomes et basés sur le cloud du marché.

Systèmes de gestion documentaire autonomes

Ces systèmes traditionnels sont installés localement sur les serveurs de votre entreprise et offrent généralement une gamme plus complète de fonctionnalités :

M-Files : M-Files est un système de gestion documentaire réputé qui utilise une approche de métadonnées pour le stockage des contenus. Il ne s’appuie pas sur les dossiers traditionnels, ce qui peut faciliter l’organisation et la recherche du contenu.

OpenText : OpenText est une alternative qui convient aux grandes entreprises ayant des besoins de gestion documentaire étendus et avancés.

DocuWare : axé sur l’automatisation des flux de travail, DocuWare convient parfaitement aux entreprises dont les processus d’approbation et d’acheminement des documents sont complexes.

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Systèmes de gestion documentaire basés sur l’informatique dématérialisée

Les solutions basées sur l’informatique dématérialisée ont rapidement gagné en popularité en raison de leur commodité et de leur évolutivité :

Google Workspace (anciennement G Suite) : Bien qu’il ne s’agisse pas d’un SGD dédié, la suite d’applications bureautiques de Google, associée à ses capacités de recherche avancée, peut constituer une option étonnamment robuste pour les petites entreprises.

Microsoft SharePoint : Une plateforme polyvalente qui peut servir d’environnement de gestion de contenu et de collaboration pour un large groupe d’utilisateurs. Elle s’intègre à Microsoft Office et met l’accent sur la collaboration.

Dropbox Business : Au-delà de son orientation grand public, Dropbox offre des outils de collaboration avancés, ce qui en fait une option convaincante pour les entreprises ayant des besoins plus simples en matière de GED.

Comment choisir le bon système de gestion documentaire

En connaissant vos besoins spécifiques et les capacités des différentes offres de GED, le processus de sélection devient plus facile à gérer.
des différentes offres de SGD, le processus de sélection devient plus facile à gérer. Voici une approche étape par étape pour sélectionner le bon système de gestion documentaire pour votre organisation.

Étape 1 : Établir une liste restreinte d’options potentielles

Sur la base de vos exigences et de nos recommandations ci-dessus, créez une liste de systèmes DMS potentiels qui correspondent aux besoins et au budget de votre organisation.

Étape 2 : Examiner l’ensemble des fonctionnalités

Comparez les fonctionnalités de chaque DMS figurant sur votre liste restreinte. Tenez-en compte :
l’accessibilité et la facilité d’utilisation sur tous les appareils et toutes les plateformes
Les fonctions de sécurité, y compris les pratiques de cryptage, les contrôles d’accès et les pistes d’audit.
Outils de collaboration, tels que l’édition en temps réel, les commentaires et l’attribution de tâches
Les capacités d’intégration avec d’autres logiciels importants pour votre flux de travail

Étape 3 : Évaluer l’interface et l’expérience utilisateur

Vos employés interagiront quotidiennement avec le DMS. L’interface et l’expérience utilisateur doivent être intuitives et attrayantes pour encourager l’adoption.

Étape 4 : Étudier l’assistance et les ressources du fournisseur

Un aspect essentiel du choix d’un DMS est l’évaluation de l’assistance et des ressources disponibles auprès du fournisseur. Cela comprend la disponibilité et la qualité du service clientèle, les supports de formation et les communautés d’utilisateurs.

Étape 5 : Demander une démonstration ou un essai

De nombreux fournisseurs de DMS proposent un essai gratuit ou une démonstration à leurs clients potentiels. C’est le meilleur moyen de tester le système avec vos documents et vos flux de travail pour voir s’il répond à vos besoins.

Étape 6 : Examiner les coûts et le retour sur investissement

Évaluez les coûts de chaque SGD et estimez le retour sur investissement. N’oubliez pas que le coût réel comprend les éventuels frais de formation, de personnalisation et de maintenance.

Étape 7 : Prendre une décision et la mettre en œuvre

Après avoir effectué les étapes précédentes et recueilli les commentaires des parties prenantes concernées, prenez votre décision et entamez le processus de mise en œuvre. C’est également le bon moment pour discuter avec le fournisseur choisi de la manière dont il peut soutenir la transition.

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Conclusion

La mise en œuvre d’un DMS est un investissement dans l’avenir de votre organisation. En examinant soigneusement vos besoins, en comprenant le paysage des solutions disponibles et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez sélectionner et mettre en œuvre un système qui augmentera l’efficacité, protégera vos actifs précieux et soutiendra la croissance continue de votre entreprise.

N’oubliez pas que le bon système de gestion documentaire pour votre entreprise n’est pas forcément le plus récent ou le plus avancé du marché, mais celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques et qui peut être intégré efficacement à vos flux de travail existants. En adoptant la bonne approche, votre système de gestion documentaire peut devenir l’épine dorsale de la transformation numérique de votre organisation et vous permettre de réussir sur un marché de plus en plus concurrentiel.